案件の状況を把握する負担を軽減。外出先でも情報を確認できる、日々の業務管理へ

Excelや業界向けソフトウェアで、案件や申請業務の情報を管理されていた菱沼様。画面の使いやすさや、建設業の申請業務に必要な管理機能に課題を感じ、行政書士HUBを導入されました。

導入後は、案件の状況を整理する負担の軽減に加え、外出先での情報確認にも活用されています。これまでの管理方法で感じていた課題と、導入後の変化、今後目指している活用の形について伺いました。

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導入の背景｜Excel中心の管理を見直し、案件を整理しやすい環境へ

――行政書士HUBを導入したきっかけを教えてください。

菱沼様：以前は、Excelを中心に、案件や申請業務に関する情報を管理していました。自分なりに項目を設けたり、管理方法を工夫したりしていましたが、独自の運用になっている部分も多く、情報を整理しながら管理していくことに限界を感じるようになりました。

業界向けのソフトウェアも利用していましたが、画面の使いやすさや、建設業の申請業務に必要な管理機能の面で、もう少し使いやすい仕組みがないかと考えていました。

Excelでの管理を工夫し続けるだけではなく、日々の業務をもっと整理しやすい環境にしたい。そうした思いから、これまでの管理方法を見直し、新しいシステムを探す中で、行政書士HUBを導入しました。

導入の効果｜案件を整理する負担が減り、外出先での確認もスムーズに

――導入後、どのような変化を感じていますか。

菱沼様：特に良いと感じているのは、案件の状況を把握したり、頭の中で整理したりする負担が減ったことです。

案件を進める中では、「今どの段階にあるのか」「何がまだ終わっていないのか」を把握しておく必要があります。以前は案件ごとの進捗を追うことにも手間がかかっていましたが、システム上で状況を確認できることで、一つひとつを頭の中で整理し直す負担が軽くなりました。情報を記録するだけでなく、日々の業務の状況を把握しやすくなる点に、使うメリットを感じています。

また、以前はパソコンでしか情報を確認できませんでしたが、今は外出先でも案件の情報を確認するために活用しています。出先でも必要な情報を見られるので、事務所にいるときだけでなく、外出中にも使いやすいところが便利ですね。

案件を整理するために使っていた時間や頭の中の負担を減らしながら、業務を進められることが助かっています。

今後の展望｜案件管理から請求まで、情報を集約して抜け漏れを防ぎたい

――今後、どのように活用していきたいですか。

菱沼様：今後は、案件管理だけでなく、請求書の作成や管理も含めて、できるだけ一つのシステムに情報を集約していきたいと考えています。

これまでは、Excelで管理している案件情報と請求書が連動していなかったため、案件は案件、請求書は請求書と、それぞれ別に管理する必要がありました。情報が分かれていると、案件の進み具合と請求の状況を照らし合わせるにも手間がかかります。

そうした情報をまとめて管理することで、確認作業の負担を減らし、業務全体を効率化していきたいです。特に、請求が必要な案件をきちんと把握し、請求漏れの防止につなげていければと思っています。

自分の記憶や注意だけに頼るのではなく、システムを活用した仕組みとして、必要な対応を抜け漏れなく進められるようにしていきたいですね。日々の案件管理から請求まで、行政書士HUBをより活用していければと考えています。

公開日: 2026年10月15日